掌握三个原则，助你做好办公室工作

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小李是单位上新来的同事，参加工作后就在办公室工作，由于刚来，许多业务不熟悉，加上各项工作任务繁重，每天经常加班。一天，他向我抱怨：办公室工作太累了，我干不了。言语间，小李已经对工作产生了倦怠感，还有想辞职的冲动。

办公室的工作确实比较繁重，这也难免小李对工作抱怨。前几天，刚好单位领导请了一位工作了多年的办公室主任给大家讲课，主题是如何做好办公室工作。我对培训内容进行了梳理，总结了办公室工作的一些特点，分析了办公室面临的主要难题，并提出了做好办公室工作的几个原则，希望能够对小李有一些启发，同时供大家参考。

一、办公室工作具有哪些特点？

办公室的工作性质决定了办公室就像大内总管一样，什么事情都要管，千头万绪，百事缠身，所以，办公室具有以下特点：

• 忙碌性。一个单位，最忙的是办公室了。所以，一般各单位的办公室也是人数相对较多的部门，不为什么，主要原因就是太忙了，人少事情办不过来。最先来上班的是办公室的，最后走的也办公室的。因为太忙了，忙来忙去，最后都不知道一天做了些什么。
• 繁杂性。一个单位就像一个家庭一样，一个家庭需要的柴米油盐酱醋茶，到了办公室这里就成为了笔墨纸砚等类似的东西了。用餐接待、会议安排、资料准备、车辆保障、办公设备……太多太多数不过来，特别繁杂，想得到的办公室要做，想不到的办公室也要做。
• 细小性。一方面办公室工作需要谨小慎微，尤其是在办文、办会上，有太多细节需要面对，稍不留神，就容易出错。“细节决定成败”这句话用在办公室工作上再贴切不过，一个字的失误就会千差万别。另一方面，单位上一张纸、一支笔都要办公室来购买，工作特别细小。
• 服务性。办公室工作不但要为领导服务，还要为单位员工和其他人员服务。外来群众来办事办公室要做好解释，上级来检查工作的要做好接待，本单位员工办公设备坏了要请人修缮。总之，就是服务领导、服务群众、服务员工的一个机构。
  

这些特点，决定了办公室工作复杂性和综合性，由于工作涉及面广，所以办公室工作也容易面临一些问题和困难。

二、办公室工作面临的主要难题

办公室工作容易面临的难题主要有以下几方面：

1.事急。有时候，办公室会面对一些比较急的任务，比如领导临时决定召开的会议以及决定临时开展的一些工作。只要是领导的一句话，办公室就得抓紧准备。俗话说“不打无准备之仗”，面对一些急的事务，办公室准备不充分，就容易出现一些错误，容易让人手足无措。比如，有一次我们单位上领导决定召开一个临时工作会议，办公室中午加班准备会议资料，由于时间仓促，其中一份材料出现了错别字，刚好被领导看到，后来办公室被领导批评了一顿。

2.事多。办公室的事情多，可以说日理万机一点也不夸张。横向上，要和其他各单位有一些业务往来，一些工作需要其他单位的支持和配合，其他单位也会有一些工作需要本单位配合。纵向上，上级单位会安排不少的工作任务，需要接受上级单位的业务安排，而且这些工作安排都需要不打折扣地落实到位。单位内部，还要各种鸡毛蒜皮的小事，统筹处理好各科室之间的各项业务。

3.事难。有些事情比较难办，特别是一些需要综合协调的事情，找这里不行，找那里也不行。有时候一些工作容易产生变化，具有一定的不可控性，一时间难以找到好的解决办法，用一句网络流行语来形容就是“我太难了”。一位办公室主任在聊天时对我透露，一次他们单位筹备一次会议，由于领导比较多，单在参会领导的座牌顺序上就遇到了难题，因为涉及的职务比较多，根本不好排序。

办公室面对的这些难题，要求办公室工作人员必须具备较高的综合能力和素质，掌握科学的工作方法，这样，才能够更好地做好办公室工作。

三、掌握三个原则，助你做好办公室工作

办公室其实是一个综合协调机构，可以通过“三个原则”来做好办公室工作。

第一，学会任务分配，减轻工作量。发挥办公室“中转站”的作用，将任务科学合理地分配给各科室或者办公室工作人员，不要所有的工作都大包大揽。比如，办公室要写年终总结，那么可以把框架或者提纲确定后，分配给各科室，让各科室完善数据和提法，然后再修改完善。这样写出来的总结不但更加全面、数据翔实，而且还减少了办公室的工作量。

第二，建立工作制度，细化工作职责。制定和完善办公室管理办法和制度，充分发挥制度的约束作用，规范大家的日常行为，用制度管人和做事。对工作职责进行细化，分解。把办公室过多的工作任务分解出去。比如办会一般办公室负责，但可以让涉及到的科室牵头负责会议，办公室配合做好相关工作。年初可以制定工作任务目标分解方案，将各项工作职责细分到个人的身上。

第三，分清轻重缓急，提升工作效率。办公室工作要分轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓。对于紧急和重要的工作，要在保证质量的前提下，第一时间办理落实。对于不太紧急和次要的任务，要建立工作任务台账，对工作进行排序，一项一项落实，一个一个处理。

虽然办公室工作比较难做，但只要我们找对方法，不断提升工作本领，不断加强学习，最后还是能够把各项工作有效落实到位的。